Versie: 27 augustus 2026
Verwerkingsverantwoordelijke: Moto Trail VOF, Rotterdamseweg 81, 3332 AD Zwijndrecht
KvK: wordt na inschrijving aangevuld
Contact: info@mototrail.nl · 078-7611774
1. Welke gegevens en waarom?
Wij verwerken contact-, adres-, reserverings-, betaal-, voertuig-, motor- en bestuurdersgegevens om aanvragen te behandelen, overeenkomsten uit te voeren, veiligheid te controleren, fraude en schade af te handelen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigd belang en – waar nodig – toestemming.
2. Rijbewijsfoto’s
Vooraf registreren wij alle bestuurders en ontvangen wij per bestuurder een foto van de voor- en achterkant van een geldig rijbewijs. Alleen geregistreerde, gecontroleerde bestuurders mogen de trailer trekken. Scherm BSN, QR-code en niet-noodzakelijke nummers vooraf af; naam, foto, geldigheid en categorie moeten leesbaar blijven. Bestanden worden afgeschermd buiten de openbare website opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor bevoegde beheerders.
3. Bewaartermijnen
- Rijbewijsbestanden: automatisch verwijderd zodra de trailer correct is ingenomen.
- Bij schade, vermissing, fraude of een ander incident: alleen zolang noodzakelijk, met vastgelegde reden en herbeoordeling uiterlijk iedere 30 dagen.
- Financiële administratie: zeven jaar waar de fiscale wet dit verlangt.
- Contactberichten: in beginsel maximaal één jaar na afhandeling.
- Reserverings- en schadedossiers: niet langer dan nodig voor overeenkomst, claims en wettelijke verplichtingen.
- Beveiligingslogboeken: in beginsel maximaal 90 dagen, langer alleen bij een incident.
4. Delen en dienstverleners
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit nodig is, bijvoorbeeld met hosting- en e-mailleveranciers, betaal- of verzekeringspartijen, professionele adviseurs of bevoegde autoriteiten. Met verwerkers maken wij passende privacy- en beveiligingsafspraken.
5. Beveiliging
Wij werken volgens actuele AVG- en informatiebeveiligingsrichtlijnen voor 2026, met toegangsbeperking, sterke beheeraccounts, versleutelde verbindingen, private bestandsopslag, logging, back-ups, updates, minimale gegevensverwerking en gecontroleerde verwijdering. Technisch beheer en informatiebeveiliging worden ondersteund door A.Decompress ICT. Dit betekent niet dat A.Decompress gegevens voor eigen doelen gebruikt.
6. Datalekken
Een mogelijk beveiligingsincident wordt geregistreerd, onderzocht en beperkt. Wanneer wettelijk vereist melden wij dit binnen de geldende termijn bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen.
7. Uw rechten
U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Ook kunt u toestemming intrekken. Mail daarvoor naar info@mototrail.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand en kunnen bij twijfel uw identiteit op een proportionele manier controleren. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Cookies en wijzigingen
Zie de cookieverklaring. Wij gebruiken geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. Bij wijzigingen publiceren wij hier een nieuwe datum en versie.